取引先ごとに、発注方法が異なる。
FAX・メール・紙など、相手の業務に合わせた注文の受け付けが必要です。
コゾカAI 受注AIエージェント
受注入力を、AIに。
人は、確認と判断へ。
製造業・流通業の営業・受注事務の手入力を効率化。
FAX・メール・PDFの注文書を読み取り、
商品・得意先マスターと照合して基幹システムへ。
入力する毎日から、確認する毎日へ。
読み取りマスター照合基幹連携
ORDER OPERATIONS受発注業務は、
受発注業務は、
画面に手入力が8割。
FAX・電話・メールを、人が読み取り、確認し、入力している。
78%手入力が必要
FAX
紙 → 手入力
電話
口頭 → 手入力
メール
デジタル受信・手入力
EC（Web受発注）
システム取込
EDI（データ交換）
システム連携
※ 構成比はkozokaAIのサービス紹介資料に基づきます。
Problem
“FAX注文”が減らない理由
取引先ごとに異なる発注方法や、長年使われてきた注文書。
受注する側だけでは、注文の入口を簡単に変えられません。
注文方法を変えるには、取引先の協力も必要。
自社だけでは、
変えられない。
Web受注への移行には、取引先側の手順やシステムの変更も関わります。使い慣れた帳票、手書きの追記、取引先ごとの商品名。現場に根付いたやり取りを、一度に統一することは簡単ではありません。
だからこそ、今の注文方法を受け止めながら、受け取った後の入力作業を変えていくことが大切です。
手書きの注文書
取引先指定の帳票
メール添付のPDF
受注担当者確認・転記
入力・照合
入力・照合
注文の形式が違っても、
受け付ける業務は続いていく。
注文書の形式を、統一しにくい。
手書きや独自のレイアウト、略称など、取引先ごとの表現が残ります。
長年の業務を、一度には変えられない。
使い慣れた注文書や現場の手順を保ちながら、段階的に改善する必要があります。
FAXが残っても、
手入力は減らせる。
BUSINESS RULES入力業務を複雑にしているのは、
入力業務を複雑にしているのは、
取引先ごとに異なる対応。
得意先・仕入先との間に、個別ルールや調整業務が存在している。
得意先注文者
注文
- 商品コード差異
- 単位解釈
- 明細別の納品先・納期
- 前回踏襲の暗黙ルール
納品
御社受注入力・入荷照合
注文
- 納品書・請求書の差異
- 検収実績の確認
- 伝票の修正・再発行
- 電話・メール調整
納品
仕入先供給元
得意先側で発生する判断・例外対応
- 注文書の商品コード・商品名が自社マスタと表記が異なる
- 単位（ケース／入数）の解釈が取引先ごとに異なる
- 明細ごとに納品先や希望納期が異なり、入力を分ける必要がある
- 前回踏襲の処理が前提だが、その情報は注文書に記載がない
仕入先側で発生する判断・例外対応
- 納品書と請求書に差異がある場合、再確認や調整作業が発生
- 分納が発生し、納品日がバラバラになる
- 差異が発生した際は、実際の検収実績を遡って確認
- 伝票とERP画面の目視確認に追われ、社内外との調整が発生
KNOWLEDGE & LEARNING暗黙知をナレッジ化しないと、
暗黙知をナレッジ化しないと、
自動化できない。
なぜ自動化できないのか
判断基準は、ベテラン社員の経験や暗黙知の中にあり、既存ERPには「なぜそう判断したのか」が残っていない。
- 01
AIが通常業務を
実行するAIが過去の経験をもとに業務を実行。判断が難しい例外だけを、人が確認する。
- 02
人が確認・修正する
人が対応内容を確認し、必要に応じて修正。「どう対応したか」「なぜそう判断したか」を記録する。
- 03
人の判断を「経験」として
蓄積する人の確認・修正を、その場限りで終わらせない。企業固有の判断を、AIが活用できる「判断資産」として蓄積する。
- 04
次回の判断へ
生かす同じようなケースが発生したとき、蓄積した経験を参照。これまで人が確認していた判断を、AIが再現する。
AIが再び実行（学習ループ）
引継ぎが容易に
経験が属人化せず、組織の資産に
少人数でも回る
ベテランの頭の中をAIが補完
ミス・納期遅延を削減
判断の再現性が高まり、品質が安定
自動化率が向上
学習が進むほど、人の確認が減る
暗黙知が「資産」として溜まり、
回すほど自動化率が上がっていく。
FeatureコゾカAI
コゾカAI
受注AIエージェントで
出来ること
読み取りから照合・補正、確認、基幹システムへの連携まで。
今ある帳票とマスターを活かして、受注入力の流れを支援します。
座標指定不要の帳票読み取り注文書の読み取りから、
注文書の読み取りから、
マスター照合まで。
手書きや取引先ごとに違う帳票から、商品名・数量・納期を抽出。商品・得意先マスターと照合し、業務で使える受注データに整えます。
読み取り位置の座標指定は不要。注文書の原本とAIの結果を並べ、人が確認・修正して確定できます。
マスター照合・現場の知識を活用現場の修正を、
現場の修正を、
次の処理へ。
商品名や規格をマスターと照合し、候補を確認して確定。修正履歴や取引先別のルールを蓄積し、次回の処理に活用します。
略称・表記ゆれや単位変換など、現場の知識を担当者だけに閉じず、日々の業務に活かします。
CSV・Excel出力 / API連携いつもの基幹システムに、
いつもの基幹システムに、
受注データをつなぐ。
確認・確定した受注データをCSV・Excelで出力。APIを使った連携も含め、お使いのシステムの取り込み方法に合わせて設計します。
今の販売管理やERPを活かしながら、入力・転記の負担を減らします。
コゾカAI確認・確定した受注データ
CSV・ExcelAPI連携
基幹システム販売管理・ERP
HOW IT WORKS受注AIエージェントで、
受注AIエージェントで、
注文書から受注データへ。
読み取り・照合・確認・出力を、ひとつの流れに。
注文書を読み取る
FAX・メール・PDFなど、さまざまな形式の注文を受け付けます。
マスターと照合する
商品名や取引先の表記を、業務で使うコードに結びつけます。
人が確認・確定する
原本と抽出結果を見比べ、必要な箇所を修正・確定します。
基幹システムへつなぐ
確認した受注データをCSV・ExcelやAPI連携で活用します。
YOUR CHALLENGES受注の現場に、
受注の現場に、
こんな負担はありませんか。
届くたびに、手入力。
FAX・メール・紙で届く注文。形式がばらばらで、転記と確認に時間がかかる。
あの人しか、わからない。
略称や取引先ごとの決まりが、ベテラン担当者の経験に頼りきり。
読み取れても、作業が残る。
文字をデータ化しても、商品コードの検索やマスター照合は手作業のまま。
これまで
人が、ひとつずつ処理する。
- 注文書を確認
- マスターを検索
- 手入力・転記
- 入力内容をチェック
コゾカAIで
AIが処理し、人は確認・判断へ。
- AIが読み取り・照合・補正
- 人が必要箇所を確認・確定
- 受注データを基幹システムへ
3 STRENGTHS読み取るだけで終わらない。
読み取るだけで終わらない。
受注業務で使えるAIへ。
01 理解する形式が違っても、
形式が違っても、
必要な情報を読み取る。
手書きや印刷、取引先ごとに違うレイアウト。帳票の内容や文脈をAIが理解し、商品名・数量・納期などの受注情報を抽出します。
- 読み取り位置の座標設定は不要
- 必要な項目やルールを業務に合わせて定義
02 照合する商品名から、
商品名から、
業務で使えるコードまで。
商品・得意先マスターと照合し、略称や表記ゆれを補正。商品候補や類似候補を確認しながら、基幹システムで使える明細に整えます。
- 商品・得意先・納品先の情報を活用
- 取引先固有のルールや単位変換にも対応
03 学習する現場の修正が、
現場の修正が、
次の処理に活きてくる。
人が修正・確認した内容を蓄積し、取引先別の設定や処理ルールへ反映。業務の知識を担当者だけに閉じず、日々の運用の中で活かしていきます。
- 修正履歴と取引先の文脈を活用
- 新しい取引先・帳票も確認しながら拡大
現場の知識が、業務の力になる。
- 人が確認・修正商品候補や取引先別のルールを確認
- 知識・ルールを蓄積修正履歴を設定や処理へ反映
- 次回の処理に活用同じ取引先の受注業務に活かす
取引先の文脈を活かす帳票処理技術
特許 第7839529号
「この注文書も読み取れる？」から。
お客様の帳票で、
活用の可能性を確かめませんか。
PRODUCT TOUR毎日使うから、
毎日使うから、
確認しやすく、迷わずに。
受信から確認、照合、業務の見える化まで。
原本とAIの結果を、並べて確認。
注文書と抽出したデータを左右に表示。基本情報から明細まで、必要な項目を修正しながら確定できます。
※ 画面はサンプルです。表示内容や数値は導入効果を示すものではありません。
FUNCTIONS現場の使いやすさと、
現場の使いやすさと、
管理のしやすさを。
フォルダ管理
拠点や帳票の種類に合わせて整理。アクセス権も管理できます。
項目定義
抽出する項目や必須項目を、業務に合わせて設定できます。
エージェント管理
帳票・取引先ごとに、読み取りや照合の設定を使い分けます。
マスター管理
商品・得意先・納品先など、照合に使う情報を一元管理します。
柔軟なデータ出力
CSV・Excelの出力項目を設計し、後続業務で活用できます。
権限管理・監査ログ
ユーザーやロールを管理し、操作履歴の確認・出力に対応します。
INTEGRATIONCSV・Excel・APIで、
CSV・Excel・APIで、
受注AIと基幹システムを連携。
お使いの仕組みに合わせて、データの受け渡しを設計します。
受注情報
紙・FAX・メール・PDF
さまざまな注文書
受注AIエージェント読み取り・照合・補正
人が確認・確定
CSV・ExcelAPI連携
販売管理・ERP
基幹システム
基幹システム
ファイルで連携出力項目・レイアウトを取り込み形式に合わせて調整。
APIで連携システム構成に合わせ、データの受け渡し方法を設計。
※ 利用できる機能や連携方法はプラン・構成によって異なります。IBM iとの連携を含め、個別にご相談ください。
FOR YOUR TEAM受注の現場と情報システム部で、
受注の現場と情報システム部で、
導入を具体化する。
製造業・流通業の業務に合わせて、検証のポイントを整理します。
転記・検索・確認の負担を整理する
取引先ごとの帳票、商品名の表記ゆれ、荷姿や納期など、人が判断している箇所を洗い出します。実際の注文書とマスターで、読み取りから確認・修正までを検証します。
受注入力の業務整理・検証ガイド基幹連携と運用の条件を決める
販売管理・ERPに必要な項目、取り込み形式、マスターの更新、エラー時の対応を整理します。CSV・Excel・APIなど、現在のシステムに合う連携方法を検討します。
基幹システム連携のチェックポイントGET STARTED小さく始めて、
小さく始めて、
現場に合わせて広げる。
実際の帳票と業務を確認しながら、段階的に導入を進めます。
- STEP 01
帳票・業務のご相談
受信経路や処理量、帳票の種類、現在の課題をお聞かせください。
- STEP 02
読み取り・照合の検証
実際の帳票とマスターで、抽出項目や照合結果を確認します。
- STEP 03
運用・連携の確認
PoCを通じて、人の確認手順や出力・連携方法を整えます。
- STEP 04
運用開始・対象の拡大
修正内容を次回に活かしながら、取引先や対象帳票を広げていきます。
料金は別途お問い合わせください。
月間の処理量、必要な機能、基幹システムとの連携構成について、別途お問い合わせください。
FAQ
よくあるご質問
手書きを含む紙・FAX・メール・PDFなど、さまざまな形式の注文書に対応します。帳票の内容や文脈をもとに必要な情報を抽出するため、読み取り位置を座標で指定する設定は不要です。実際の帳票とマスターを使って、読み取り・照合結果をご確認いただけます。
はい。注文書の原本と抽出結果を並べて確認でき、基本情報や明細を修正して確定できます。マスターの不一致など、判断が必要な箇所を確認する運用を前提に、受注業務の自動化を進めます。
商品名・品番・規格などを商品マスターと照合し、業務で使う商品コードの特定を支援します。表記ゆれや略称、取引先ごとのルールも考慮し、候補を人が確認・確定できる仕組みです。
CSV・Excel出力やAPIを使った連携に対応します。必要な項目と出力形式、既存システムの取り込み方法に合わせて連携構成をご提案します。利用できる機能やオプションはプラン・構成によって異なります。
はい。まずは対象となる帳票・業務を絞って検証し、運用開始後の修正履歴や取引先別ルールを次回の処理に反映しながら、対象範囲を広げていきます。新しいパターンは人が確認し、設定やマスターを整備して対応します。
料金については別途お問い合わせください。処理量や必要な機能、連携構成をもとにご案内します。ご相談時には、普段お使いの注文書、月間の処理量、商品・得意先マスターの有無、連携したいシステムをお知らせください。現場に合う進め方をご提案します。
