1 秘密情報の範囲
資料を提出する企業（以下「提出者」といいます。）と株式会社kozokaAI（以下「当社」といいます。）は、資料の提出・対応に関連して相手方から受領した非公開情報を、秘密の表示の有無にかかわらず、秘密情報として取り扱います。これには、アップロードされたPDF、CSVその他の資料及びそれらから得られたデータを含みます。
2 利用目的と第三者への開示
提出者と当社は、秘密情報を、資料の受付、提出目的に沿った対応及び必要な連絡に限り利用し、相手方の承諾なく第三者に開示しません。受領時に公知であった情報、受領後に自己の責めによらず公知となった情報、受領前から適法に保有する情報、正当な第三者から秘密保持義務を負わずに取得した情報及び独自に開発した情報は、秘密情報から除きます。法令等に基づく開示は必要最小限に限り、可能な範囲で事前に相手方へ通知します。
3 安全管理と委託
提出者と当社は、秘密情報へのアクセスを対応に必要な役員・従業員等に限定し、同等の秘密保持義務を課したうえで、合理的な安全管理措置を講じます。当社がクラウド保存等を委託する場合は、委託先に秘密保持・安全管理・目的外利用禁止を求め、適切に管理・監督します。当社及び委託先は、提出資料やそこから得られたデータを汎用AIモデルの学習や他社向けサービスの改善に利用しません。漏えい等を認識した場合は、速やかに相手方に通知し、被害拡大防止に協力します。
4 資料提出の権限と個人情報
提出者は、資料の提出及び当社への取扱いの委託に必要な権限と承諾を確認し、対応に不要な個人情報や機密情報は可能な範囲でマスキングしてください。当社は、担当者の連絡先を資料の受付、提出先の案内及び必要な連絡に利用し、個人情報保護方針に従い取り扱います。
5 返却と削除
当社は、提出目的に沿った対応の終了後、提出資料、そこから得られたデータ及び作業用複製を遅滞なく削除します。返却・削除について別途合意がある場合は、その合意に従います。法令上保存が必要な記録、受付・同意の記録及び直ちに分離削除できないバックアップは、必要な範囲で保持し、引き続き秘密保持・目的外利用禁止を適用します。
6 秘密保持の継続
秘密保持及び目的外利用禁止は、提出目的に沿った対応の終了後も継続します。同じ当事者及び対象情報に適用される既存の秘密保持契約がある場合は、抵触する範囲でその契約を優先します。