■ 開発の背景
製造業や卸売業をはじめとするBtoB取引では、現在もFAXによる受発注が多く行われています。受注担当者は、FAXで注文書を受け取った後、受領印を押して納期を記入し、取引先へFAXで返信するなど、紙を介した一連の対応が必要です。
こうしたFAX返信業務では、
- 受信した注文書を印刷する
- 受領印を押す、納期などを手書きする
- 複合機まで移動する
- 返信先のFAX番号を確認・入力する
- FAXを送信し、送信結果を確認する
- 問い合わせがあった際に、過去の返信内容や対応履歴を探す
といった複数の作業があり、受注担当者の業務負荷となっています。また、取引先ごとに返信時の記載内容や対応方法が異なる場合には、担当者個人の経験や記憶に依存しやすく、業務の属人化につながることもあります。
こうしたFAX返信業務の負担を減らすためにWeb受発注システムなどへ切り替えようとしても、長年FAXで取引している取引先に発注方法やシステムの変更を求めることは容易ではありません。
そこで当社は、取引先側のFAX運用を変えることなく、自社側のFAX返信業務をブラウザ上で完結できる「ReFAX機能」を開発しました。
■ 新機能「ReFAX機能」とは
「ReFAX機能」は、「コゾカAI 受注AIエージェント」で受信した注文書に対して、受領連絡や納期回答などの返信内容を、ブラウザ上で作成し、そのままFAX送信できる機能です。注文書には、スタンプや定型文の追加も可能です。さらに、FAXを送信して終わりではなく、送信結果や担当者のコメント、これまでの対応履歴も確認できます。
■ 「ReFAX機能」の5つの特長
１. FAX返信業務をブラウザ上で完結
これまで、受信した注文書を印刷し、受領印を押して納期などを手書きした後、複合機からFAXを返信していた一連の作業を、ブラウザ上で完結できます。紙や複合機を介した作業を減らし、受信から返信までをスムーズにします。
２. 取引先はこれまで通りFAX。自社側だけで業務を効率化
「ReFAX機能」を導入しても、取引先にはこれまで通りFAXで返信が届きます。取引先に新しいシステムの導入やアカウントの発行、発注方法の変更などを求める必要はありません。既存の取引方法を維持したまま、自社側のFAX返信業務を効率化できます。
３. スタンプ・定型文を共有し、返信業務を標準化
ブラウザ上で、受領印などのスタンプや返信に使用する定型文を利用できます。これらを組織で共有することで、返信時の記載内容や取引先ごとの返信ルールを標準化し、担当者による対応のばらつきや属人化を抑えます。
４. FAX番号の手入力を減らし、誤送信リスクを低減
返信先のFAX番号は、登録されたマスター情報をもとに取得します。FAXを送信するたびに番号を確認して手入力する作業を減らすことで、入力ミスによる誤送信リスクを低減します。手動で指定した宛先についてもマスター情報として管理でき、その後の返信業務にも活用できます。
５. 送信結果・コメント・対応履歴を一元管理
FAXの送信ステータスから、正常に送信されたかどうかをブラウザ上で確認できます。また、担当者間のコメントや対応履歴を返信先ごとに残すことで、後日問い合わせがあった際にも、過去のやり取りを把握しやすくなります。宛先を変更しての再送や、同じ内容の別宛先への送信にも対応し、FAXを「送る」だけでなく、「送った後」の対応まで追跡できます。
■ 「コゾカAI 受注AIエージェント」について
「コゾカAI 受注AIエージェント」は、FAXやメールなどさまざまな経路で届く注文書をAIが読み取り、データ化・構造化し、企業ごとの受注フローに応じて基幹システムなどへ連携するAIソリューションです。
これまで人が行っていた注文書の確認やデータ入力などの業務負荷を軽減することで、受注業務の効率化や入力ミスの削減、属人化の解消を可能にします。
今回の「ReFAX機能」の追加により、注文書の受信、読み取り・データ化・構造化、基幹システムへの連携、取引先へのFAX返信、送信後の履歴管理まで、一連の受注業務を「コゾカAI 受注AIエージェント」上で一元化できます。
■ 今後の展望
当社は、AIによって一つひとつの作業を自動化・省力化するだけでなく、受注業務に存在する複数の業務プロセスをつなぎ、現場全体の負担を軽減することを目指しています。今後も「コゾカAI 受注AIエージェント」の機能拡充を進め、FAXやメールなど既存の取引方法を活かしながら、企業が無理なく受注業務のDXを進められる環境を提供してまいります。
■ 本件に関するお問い合わせ
株式会社kozokaAI
本リリースはPR TIMESでも配信しています。