月2,000枚のFAX受注をAI-OCRで完全自動化。
マスタ照合から仕分けまで手入力ゼロへ

弊社では受注の100%がFAXで行われており、1日約80〜90枚、月間ベースで約2,000枚にも及ぶ注文書を受信していました。これらの大量のFAXを処理するため、「目視によるマスタ照合」と「手入力作業」が常に発生していました。FAXには「品名のみ」しか記載がないケースや、お客様と自社で商品番号が混在するケースが多く、担当者が日々目視で判断してマスタと紐づける必要がありました。

さらに、本社の1階（関東・首都圏エリア）と2階（大阪・九州など地方エリア）でFAX番号が分かれており、得意先マスタも異なる環境の中、地方のFAXも一度本社に集約されるため、情報の整理と仕分けに多大な労力がかかっていました。

また、これらを受注処理する工程として、受信したFAXを一度紙で出力し、商品管理部が商品コードや仕入先を手書きで追記して出荷指示書の元にしていました。ピッキング後も担当者が手作業で勘合し、基幹システム（AS/400）へ入力するという、非常に多くの工程と処理時間を要する状態が常態化していました。

kozokaAIの「マスタ連携機能」を活用することで、長年の課題であったマスタ照合が自動化されました。品名のみや新規品番の場合であっても、AIが自動で仕分け・登録できる仕組みへと整えています。

また、受信したFAX番号（1階／2階）に基づく「フォルダ仕分けの自動化」も実現。1階は関東・首都圏エリア、2階は大阪・九州などの営業所用フォルダへと自動で仕分けられる仕組みとなり、目視による仕分け作業の手間がなくなりました。

FAXのデータ化とマスタ連携が自動で行われるようになったことで、従来発生していた「紙への出力」「手書きでの追記」「基幹システムへの手入力」といった一連の手作業が不要になりました。人力作業が実質ゼロに近づいたことで受注処理の時間が大幅に削減され、ピッキングから出荷までのリードタイム短縮を実現しています。

これまでは、月間約2,000枚もの大量のFAXをすべて紙に出力し、品名しかない注文書を目視で確認しては、手書きで商品コードや仕入先を追記してから出荷指示書へ回送していました。さらにAS/400への手入力も重なり、その確認や手書きの工程に多大な労力と時間が必要だったんです。まさに「目視確認と手書きの連鎖」が常態化していた状態でした。

しかし「kozokaAI 受注AIエージェント」を導入してからは、FAXを受信した瞬間にデータ化され、AIが品名だけでも自動で商品コードを仕分けてくれるようになりました。受信番号ベース（東京・大阪・九州）のフォルダ自動仕分けも整い、複雑な新規品番の目視確認やシステムへの手入力といった作業が一切なくなり、現場の精神的な余裕も生まれています。

何より、確認と手書きのために費やしていた時間が消え、ピッキングや出荷といった自分たちの作業にしっかり集中できるようになりました。工数が削減されただけでなく、受注から出荷までのスピードと品質も自然と上がっていくという好循環が生まれています。

今後は、運用の中で人が確認・修正した結果を「AI学習機能」によってさらに学習させ、判定やマスタ連携の精度を継続的に高めていく予定です。受注入力業務の完全自動化により創出された時間を、医療現場のトータルサポートや納品前のコンサルティングといった、より付加価値の高い業務へとシフトし、150年、200年と医療現場を支える企業としての歩みをさらに加速させていきます。